Llevaba mucho tiempo queriendo hablarte de los materiales promocionales para ferias, eventos y exposiciones.
Entre 2010 y 2013 trabajé en la organización de dos ferias anuales (una de turismo y otra de gastronomía) que se celebraban en el Palacio de Congresos de Torremolinos.
Sé que a veces sorprende, pero la organización de una feria anual comienza el segundo después de acabar la anterior edición.
Algo que seguro que sabes si lo tuyo son los eventos.
Desde ese mismo momento, en el Palacio, como nosotros lo llamábamos internamente, empezábamos la planificación comercial de la siguiente edición del evento:
- La asistencia del departamento comercial a otras ferias internacionales para captar nuevas empresas interesadas.
- Reuniones con asociaciones empresariales.
- Envío de documentación a gabinetes de prensa de instituciones públicas.
- Contactos con medios de comunicación…
Y así hasta un larguísimo calendario de acciones que desarrollábamos durante meses.
Pero no me enrollo más con los preparativos, vamos al grano.
Ah, ¿pero que no sabes a qué materiales promocionales me refiero?
Cuando vas a una reunión, una feria o un encuentro empresarial no se te ocurre ir de manos vacías, ¿verdad?
Quizás el tema del merchandising lo tienes controlado.
Pero… ¿te has parado a pensar si los materiales promocionales que llevas a ferias, eventos y exposiciones te ayudan a conseguir tus objetivos?
Ganar nuevos clientes.
O quizás alianzas con colaboradores.
A lo mejor lo que quieres es ganar visibilidad, que te conozca más gente.
O hacer ver por qué lo que tú ofreces es realmente bueno y diferente.
Spoiler: una tote bag con tu logo no te va a ayudar a conseguir gran cosa porque no hay una estrtegia de ventas bien calibrada detrás.
Pero antes de que me frunzas el ceño déjame que te dé unos cuantos consejos para empezar.
Consejos para asistir a tus reuniones y ferias con una estrategia de ventas tangible y efectiva
No te va a sorprender ni un poquito si te digo que lo primero que debes hacer es planificarlo todo con tiempo.
Tanto si tienes un calendario de acciones comerciales cerrado como si vas un poco a lo que va surgiendo, tener preparado en la oficina un mueblecito con materiales promocionales para eventos y reuniones nunca está de más.
Por si las moscas, ya sabes.
Ese es un consejo, pero tengo más:
#1 Prepara los materiales promocionales con tiempo
Primero, porque las prisas nunca son buenas consejeras.
Imagínate que surge una oportunidad comercial superjugosa, pero en el mueblecito que hablábamos antes no te quedan ya materiales promocionales. Sabes que puede llevarlo en formato online, pero llevar contigo una propuesta tangible resulta más atractiva a tu interlocutor por cualquier motivo (por la costumbre, por que no quede relegada en la bandeja de email, etc.).
Te toca gestionar el tema con la imprenta y adivina qué:
Las imprentas tienen más clientes.
Y a lo mejor no te pueden tener el encargo para dentro de 2 o 3 días.
O te lo tienen, pero con una calidad inferior de lo que necesitas porque no tienen tiempo material para ofrecértelo en otras condiciones.
La cuestión se pone más complicada si vas a una feria y se te cumple el plazo para enviar materiales.
Y al final, te los tienes que llevar tú en la maleta.
Mal plan, créeme.
#2 Decide el presupuesto que vas a destinar
Lo ideal es que pidas unos cuantos presupuestos y revises las cantidades y los acabados en los que puedes invertir sin comprometer tus finanzas y valorando también el coste de oportunidad.
Intentando no menoscabar tu imagen de marca, claro está.
Para ofrecer una imagen profesional, de confianza y adaptada a tu propuesta de valor, mi mejor consejo es que dejes el diseño de los materiles promocionales en manos de expertos.
La combinación de copywriter y diseñador gráfico es la ganadora, créeme.
La alternativa es usar alguna herramienta que te ofrezca un diseño base que tú o tu equipo podáis modificar. Adobre Creative o Canva tienen opciones muy resultonas, la verdad.
Pero aunque las plantillas se ven bonitas es cierto que muchas veces por el desconocimiento no se llega a elegir un modelo que vaya acorde a la imagen de la empresa. Y el resultado crea una ruptura de la identidad de la marca que no aporta nada (más bien, resta) a tus objetivos.
#3 Usa el copywriting
Sé que estabas esperando que lo dijera.
Claro que tenía que salir el copywriting turístico y sus ventajas que, como ves, van más allá de los textos de tu web.
Mi recomendación: planta tu propuesta de valor en todos los materiales promocionales que elabores. Para reuniones, ferias, exposiciones…
Para todo.
Tu propuesta de valor es lo que realmente te permite transmitir tu mensaje de marca, convencer con argumentos de peso y marcar una diferencia palpable respecto a tu competencia.
Además, presta especial atención a dos cuestiones:
- Que tu identidad verbal esté patente en todos los materiales promocionales.
- Que esté adaptada al buyer persona y al canal que estás utilizando.
No es lo mismo crear un folleto para un viajero que mostrar un dosier a un proveedor con quien quieres negociar cupos, ¿ves por dónde voy?
#4 Que tu imagen de marca esté muy presente
Construir tu marca empieza con el copywriting y sigue con su universo gráfico.
Colores, formas, logotipos y tipografías deben mantenerse a lo largo y ancho de tu marca si quieres fomentar lo que llamamos el recuerdo de marca.
Como te decía más arriba, mantener la consistencia de tu marca no es solo una cuestión operativa. Sino que contribuye a que tu cliente ideal te reconozca y mostrarte como una empresa consolidada, profesional y coherente.
A modo ilustrativo, te quiero enseñar ahora el trabajo de rebranding que hicimos para Plan A. Como ves, esta pieza incluida del manual de marca respira las tonalidades del logotipo.
Materiales promocionales para eventos, ferias y exposiciones que puedes utilizar
Lo que te voy a contar ahora no es inamovible.
Me explico:
Dependiendo de tus servicios y el tipo de empresa que seas unos materiales promocionales te encajarán más que otros.
Los he dividido en grupos siguiendo el criterio que me da la experiencia:
- Materiales para vender.
- Materiales para que se te vea y reconozca.
- Materiales para buscar una interacción.
Vamos con ellos.
Materiales para vender
Son los que se suelen emplear en reuniones o se entregan de tú a tú.
Puedes imprimirlos o bien mostrar en un dispositivo.
#1 El dosier presentación de servicios
El dosier presentación es el formato que necesitas cuando quieres captar y convencer a un nuevo cliente.
Añade siempre:
- La propuesta de valor (always!).
- Una breve presentación.
- Algunas cifras reseñables, pero sin abrumar.
- El catálogo de servicios con su descripción y beneficios principales.
- Una sección sobre mí/nosotros centrada en los beneficios para el cliente.
- Vías de contacto.
Esta es la portada de un dosier de servicios que diseñamos para Costa Brava Way:
#2 El (a veces abrumador) dosier de resultados
Se usa mucho para vender eventos o softwares, por ejemplo, ya que las cifras y estadísticas en estos sectores son unos argumentos muy potentes a la hora de convencer a nuevos clientes y colaboradores.
Las secciones que no deben faltar son:
- La propuesta de valor (siento repetirme, pero es importante).
- Una breve presentación.
- Beneficios de participar en el evento.
- Cifras reseñables, bastantes y tales como:
- Número de expositores y/o patrocinadores de la edición anterior.
- Perfil de los expositores.
- Número y perfil de visitantes.
- Resultado de encuestas de satisfacción a los expositores.
- Volumen de negocios generado.
- Crecimiento del evento a lo largo de los años.
- Volumen de búsquedas del evento o temas relacionados en Google.
- Impresiones e interacciones con los contenidos de la feria en redes sociales.
- Próximas fechas y novedades ya confirmadas.
- Apariciones y repercusión en medios de comunicación.
- Contacto + enlace directo a solicitar la inscripción a la próxima edición.
Para que te hagas una idea, aquí tienes el dosier de resultados que preparábamos para la feria Euroal en el Palacio de Congresos de Torremolinos.
#3 El siempre socorrido folleto
La dificultad a la hora de crear el contenido y el diseño del folleto es el espacio reducido con el que contamos para plasmar toda la información que debe incluir. Seguro que has visto un montón de folletos lleno de textos e imágenes apretadísimas que no hacen la pieza nada apetecible.
Así que en este punto, te aconsejo que crees tu folleto con la intención de que sirva como pasarela de tráfico a tu web.
Plantéalo así: en el folleto muestra lo más importante, a modo de resumen, y para saber más, pues CTA a la web.
Eso sí, no olvides que debes añadir:
- La propuesta de valor (friendly reminder).
- Breve presentación de los servicios. Breve. Repito: breve.
- Los beneficios principales de tus servicios en pocas palabras.
- Un (breve) sobre mí/sobre nosotros.
- Datos de contacto.
¿Ya está?
Sí, descuida.
Ese contenido acompañado de un diseño limpio y vistoso (si hay algún diseñador leyendo esto me mata) es más que suficiente para el objetivo del folleto: dejar en quien lo lee una idea de qué ofreces y cuáles son los puntos fuertes de tu empresa y servicios.
#4 El clásico catálogo de servicios
Este formato es el que se utiliza (a mi juicio) muy mal por parte de turoperadores.
Y es que por cada viaje te sueltan un rollo en letra tamaño minúsculo que no se lo lee nada más que quien ya sabe que quiere hacer ese viaje.
O sea, que para vender, lo que se dice vender… no sirve.
Si me preguntas, te digo que la estructura de un buen catálogo desde el punto de vista del copywriting debe ser:
- Portada con propuesta de valor.
- Índice.
- Presentación a modo de introducción de los servicios.
- Misión y/o filosofía de la empresa libre de yoísmos.
- Ficha de cada servicio con:
- Título.
- Propuesta de valor del servicio en particular.
- Resumen en 3-4 puntos con lo más reseñable de la oferta.
- Texto introductorio no demasiado largo.
- Itinerario o características contadas con cariño y de manera amena.
- Cierre resumen con los beneficios destacados.
- Si quieres, al final puedes ampliar la información sobre ti o tu empresa.
- Cierre con el contacto.
Como ejemplo te dejo el Catálogo de Experiencias de Sierra Espuña en cuya redacción tuve la suerte y honor de colaborar.
Las fotos son de Azalea Comunicación, encargados de su diseño y maquetación.
Aquí puedes ver el catálogo completo.
Materiales para ganar visivilidad y reconocimiento de marca
La misión de todos estos materiales es que se te reconozca y te ayuden a construir esa imagen de marca de la que hablábamos antes.
Aquí el espacio sí que es reducido, pero úsalo estratégicamente para transmitir tu propuesta de valor (sí, otra vez ella).
Si tienes eslogan, también es un buen lugar para usarlo.
Lo que no debes olvidarte es del logo y, según el caso, tus datos de contacto (la web, al menos).
Algunos de estos materiales son:
- Roll ups
- Lonas y banderolas
- Textiles (camisetas, tote bags, etc.)
- Lanyards
- Expositores
- Carteles
Aquí te dejo como ejemplo una tote bag que diseñamos para Hotel del Pintor. En ella puede verse uno de los poemas del artista malagueño cuyo diseño y obras se muestran en este alojamiento.
Materiales para conseguir interacción
Vale, te compro que los materiales promocionales para ferias y eventos que acabamos de ver tienen como objetivo buscar una reacción por parte de la otra persona.
Pero estos que te voy a decir ahora son, en mi opinión, los que mejor funcionan para ello:
- Displays
Con el auge de los códigos QR los displays se han convertido en material necesario cuando el papel no es una opción.
Puedes aprovechar para colocar junto al código tu propuesta de valor o, mejor aún, alguna frase que provoque curiosidad e incite a quien lo vea a escanearlo.
Aquí tienes el que diseñamos para Flipoviajes:
- Tarjetas de visita
Ya sean en papel o digitales, las tarjetas de visita siguen siendo los cromos de los eventos.
Nos encanta intercambiárnoslas.
Lo normal es que en un evento recibas y entregues tantas que muchas de ellas se quedan en el olvido.
Como seguro que tú no quieres que con la tuya ocurra lo mismo, dale una vuelta de tuerca y añádele algo que la haga… memorable.
Una frase, un eslogan, un código QR, cambia la orientación…
En fin, tira de creatividad.
Como ejemplo, te dejo a continuación las tarjetas que diseñamos para la marca turística Territorio Cueva.
Bueno, cuéntame: ¿qué te ha parecido este repaso por los materiales promocionales para ferias, reuniones y exposiciones?
Espero que esta info te sea útil y eches mano de este artículo la próxima vez que tengas que preparar tus materiales para eventos.
Recuerda anticiparte lo suficiente para no andar con prisas y usar el copywriting allá donde puedas.
¿Te queda alguna duda?
Pues déjamela en comentarios y te atiendo encantada.
